Egal, ob im beruflichen oder privaten Alltag, es gibt organisatorische Dinge, die lassen sich für alles anwenden. Dabei muss man nicht der große To-Do-Listen-Führer oder ein Organisationstalent sein, sondern sich einfach auf das Wesentliche konzentrieren. Für mich gibt es nichts Schlimmeres, als abends auf der Couch zu sitzen, den Tag zu resümieren und festzustellen, dass er völlig sinnlos war. Was nicht heißt, dass ich nichts getan haben. Immerhin bin ich hin und her gerannt, habe einiges begonnen aber nichts wirklich beendet. Dies ist nämlich der entscheidende Punkt, ich habe nichts beendet! Somit habe ich zwar unzählige angefangene Projekte, welche mir den Schlaf rauben. Es ist einfach zu viel in meinem Kopf los!
Irgendwann sagt man sich dann, Schluss damit und will es ändern. Doch wie fängt man an? Ich habe mich Schritt für Schritt entlang gehangelt am Dschungel der Tipps von Google und den verschiedensten Internetseiten. Am Ende muss aber jeder für sich entscheiden und testen, was hilft. Nur, weil etwas bei mir funktioniert ist es nicht automatisch das Heilmittel für alle. Trotzdem kann man es testen, für sich abwandeln und auch ergänzen.
#1 – effektives Zeitmanagement
Jeder kennt wohl diese Phasen, wo man wie ein wildes Tier durch die Gegend rennt und einfach Dinge erledigt. Haken dran und die nächste Aufgabe machen. Seien es die Kollegen, die man gerade neidvoll betrachtet oder zu Hause der Partner, der voller Energie durch die Wohnung springt, man will das auch haben. Solche Phasen kann man meist nicht erzwingen, ich persönlich habe das auch noch nicht ganz geschafft. Trotzdem hilft es mir, zu wissen, wie ich mich dahin manövrieren kann.
Fokus auf Früh
Zuerst mal bin ich Morgens am effektivsten, gegen Mittag nicht zu gebrauchen und Abends ist es abhängig davon, wie mein Tag lief. Daher stresse ich mich Mittags niemals, es macht keinen Sinn mich hier krampfhaft an Aufgaben zu setzen. Ich nutze daher den Morgen für dich wichtigen Dinge, wo ich mich am meisten konzentrieren muss. Danach kommt bei mir alles das, wo ich eher funktionieren und weniger denken muss. Zu Hause wären das früh wohl Einkaufslisten schreiben, etwas organisieren und planen. Nachmittags kommen dann Dingen wie Putzen oder auch einfach entspannen auf den Plan. Der Abend ist dann wiederum abhängig davon, wie viel Energie vom Tag übrig ist.
“Finde deine produktive Phase vom Tag und nutze diese!”
Time Boxing
Hat man seine produktivsten Phasen entdeckt, heißt es nun fördern. Jetzt kommt das eigentliche Zeitmanagement für mich ins Spiel. Ich bin nun Typ “Nutze den Morgen” und mache mir dementsprechend meine Aufgaben früh für den ganzen Tag. Am effektivsten hat sich für mich das System des Time Boxing herausgestellt. Dabei werden die einzelnen Aufgaben auf verschiedene Timeslots aufgeteilt. Nur in dieser Zeit setze ich mich mit dieser einen Aufgabe auseinander. Dabei unterteile ich eine große Aufgabe in mehrere kleine, welche in der Regel 15 bis 30 Minuten dauern. Dadurch baue ich mir auch etwas Abwechslung hinein, damit ich nicht 1 Stunde lange nur Mails schreibe oder Bilder bearbeite. Auch stecke ich kleine, unangenehme Aufgaben zwischen die schönen. Das dient gleichzeitig als Belohnung und ich widme meine volle Aufmerksamkeit auch den unangenehmen Dingen.
Höchste Konzentration also für eine Sache, dafür muss diese aber in der vorgegebenen Zeit erledigt werden. Der Vorteil daran ist, man lernt sich selbst besser einschätzen. Inzwischen weiß ich sehr gut, wie lange ich für etwas brauche. Am Anfang dagegen liefen meine Zeitboxen täglich über und ich war meist länger als gedacht beschäftigt. Daher vor allem am Anfang immer wieder 15 Minuten Puffer und auch 30 Minuten Pausen einbauen.
Tipp: Nur Aufgaben aufschreiben, die wirklich länger als 10 Minuten dauert. Alles andere erledige ich sofort!
#2 – Organisation mit Planer
Um das auch schlussendlich umsetzten zu können, plane und organisiere ich zuerst. Egal, ob man das lieber einmal am Anfang oder Ende der Woche macht oder doch lieber täglich, ein Plan muss sein. Hier sollte jeder für sich selbst entscheiden, und auch testen, was man favorisiert. Somit mag der eine lieber mit Apps arbeiten und ein anderer mit einem physischen Planer. Ich persönlich bevorzuge beides. Deswegen habe ich eine Kalender-App mit allen Termin und einen Planer, in dem ich zusätzlich noch Ideen ausformulieren kann. Mir fehlt meist bei diesen Apps eine Übersicht meiner Gedanken zu den jeweiligen Terminen. Auch ein Notizbuch darf bei mir nicht fehlen, für alle die Ideen, die gerade herausmüssen, aber noch keinen wirklichen Platz haben. Manches will man eben einfach nicht vergessen.
Projektplanung und Zwischenziele
Zum ganzen Organisieren mit Planer und Apps gehören natürlich die Dinge, welche man planen will. Sei es der Wochenplan mit Essensplan und dazugehöriger Einkaufsliste oder die beruflichen Projekte, welche geplant werden wollen. Doch egal was, ist das Ziel groß und aufwendig, sollte man nicht versuchen es in eine Woche zu quetschen. Hier einfach auf 3-4 größere Zwischenziele setzen und auf die Wochen verteilen. Somit gilt wieder die Situationselastizität. Das bedeutet, plane nicht zu voll und bleibe flexibel. Man sollte immer auf einzelne Situationen reagieren können, immerhin kann sich auch mal etwas ändern.
#3 – Prioritäten
In diesem Fall gilt dann meine letzte Regel, und zwar Prioritäten setzen. Eigentlich kommt diese Regel von meinem Mann. Immer wenn er meine Tagesplanung hörte, kam ein Augenrollen und die Aussage, dass ich nicht immer auf allen Partys mitspielen kann. Meine Devise war zwar immer, kann ich doch, aber nicht ohne zwischendurch Abstriche machen zu müssen. Abgesehen davon bedeutet es auch viel Stress und nur wenig Zeit für die einzelnen Dinge. Also musste ich irgendwann doch anfangen, Prioritäten zu setzen. Man glaubt gar nicht, wie viel entspannter und schöner das Leben ist, wenn man mal etwas verpasst und dafür etwas anderes richtig genießt.
wichtig vs dringend
Natürlich werden die wichtigen Dinge vor den dringenden, aber unwichtigen, erledigt. Daher am besten die dringenden Aufgaben, um die wichtigen herum aufbauen und Priorität auf das Wichtige setzen. Dies gilt ebenfalls wieder für den Alltag als auch im Berufsleben. Wenn man im Berufsleben nicht weiß, was dringend und was wichtig ist, einfach nachfragen. Wie oft sich Fehler durch einfache Frage hätten vermeiden lassen, kann ich gar nicht mehr abzählen. Ich freue mich daher immer über die Praktikanten, die lieber einmal zu viel nachfragen, anstatt sich stundenlang sinnlos mit einer unwichtigen Aufgabe zu beschäftigen.
Nutze den Flow!
Zum Abschluss gehört zum Prioritäten setzen, auch das Vermeiden von Unterbrechungen. Hat man sich also für etwas entschieden, sollte man dabei bleiben und durchziehen. Anstatt pausenlos Mails zu checken oder die neueste WhatsApp zu lesen. Also Handy weglegen und höchste Konzentration auf die eine Aufgabe, die vor einem liegt. Nachdem die Aufgabe aber erledigt ist, kann man sich ruhig eine Ablenkung gönnen.
Tipp: Du kannst dich absolut nicht konzentrieren? Versuche es mal mit kurzen Meditationsübungen und Atemtechniken.
“Done is better than perfect”
Schließlich gilt aber bei all meinen Tipps für einen organisierten Alltag, dass man etwas beendet. Manchmal ist es auch egal wie, Hauptsache fertig. Hält man sich zu lange an etwas fest, macht man nur noch Rückschritte. Daher lieber eine Aufgabe vermeidlich “unperfekt” beenden, als sie niemals abzuschließen. Diese ziehen einen sonst wie ein zähflüssiger Kaugummi immer wieder herunter. Wenn man wirklich vorwärtskommen will, müssen Dingen nun mal abgeschlossen werden. Schafft man es absolut nicht, dann sollte man nicht zu stolz sein, um nach Hilfe zu fragen. Das heißt nämlich nicht, man macht etwas schlecht oder ist schwach. Es zeugt eher von eigener Stärke, sich dies einzugestehen. Nur daran wächst man schlussendlich und kommt weiter im Leben.
Was kann noch helfen, um einen beruflichen und privaten Alltag zu organisieren? Schreibt gerne eure Tipps direkt in die Kommentare, eure Tiffy.
Eine Antwort
Super Blogpost, liebe Tiffy! Solche Blogposts lese ich total gern, um sich ein paar Tipps zu holen für mehr Struktur. Finde man kann da von anderen immer etwas lernen und für sich mitnehmen.
Liebe Grüße, Milli
(https://www.millilovesfashion.de)